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La numérisation

des Etats Civils

En 2007, GIG a renforcé son offre de services avec l’acquisition d’un matériel professionnel de numérisation.
Dans nos îles de Guadeloupe, Martinique et Guyane, toutes trois situées en zone tropicale, les documents papiers subissent les inconvénients d’un climat chaud et humide, et se détériorent de façon irréversible au fil des années.

C’est donc pour répondre à un besoin d’archivage durable et de sauvegarde du patrimoine des collectivités locales que nous avons réalisé cet investissement.
Le matériel utilisé permet de capturer des images avec une très haute définition. La numérisation peut trouver de nombreuses applications, la première étant la numérisation des registres d’État Civil et l’exploitation des actes numérisés dans les logiciels de gestion de l’État Civil.
Les images des actes numérisés sont intégrées dans la base de données de l’application Etat Civil. Les agents peuvent visualiser ces actes apposer des mentions et délivrer des pièces directement à partir du logiciel. Ils bénéficient donc de meilleures conditions de travail et sont plus efficaces dans le traitement des différentes demandes. Les registres qui ne subissent plus les nombreuses

manipulations quotidiennes sont dès lors préservés. De plus, ces documents numérisé n’ont plus à quitter leur département respectif et sont conservés sur le territoire.
Le grand bénéficiaire de la numérisation des registres d’Etat Civil, c’est bien l’administré dont les demandes de pièces sont traitées beaucoup plus rapidement, surtout lorsqu’elles sont faites via Internet, car notre logiciel se synchronise parfaitement avec le site national www.acte-etat-civil.fr et
aussi via la plateforme COMEDEC. COMEDEC permet un échange dématérialisé des données de l’état civil entre les communes et les administrations (notaires, avocats, CAF, SECU).

La numérisation

opérationnelle à Gourbeyre 

La ville de Gourbeyre en Guadeloupe a été la première collectivité à faire confiance à GIG pour numériser ses registres d'Etat Civil . Aujourd'hui, les agents du service dirigé par Mme AURELIE délivrent des copies intégrales et autres pièces demandées par les administrés directement à partir du logiciel, sans manipuler les registres.

La numérisation , c’est aussi :

  • La numérisation des fonds bibliothécaires et culturels, pour la sauvegarde, le partage et la diffusion par voie électronique du savoir et de la culture.

  • La numérisation des bordereaux de paie pour le calcul des retraites

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